Mittwoch, 20. September 2017

Mahnung formulieren - Beispiel

Gerade junge Existenzgründer haben noch nicht die ausreichende Erfahrung dafür, wie man ein Unternehmen führt. Speziell was die kaufmännischen Bereiche angeht, ist dies auch gar nicht so einfach, wenn man sich zum Beispiel als Techniker oder in einer ähnlich artfremden Branche selbstständig macht. Will man eine Förderung oder einen Zuschuss für seine Existenzgründung erhalten, muss man deshalb auch gewisse kaufmännische Grundkenntnisse nachweisen können.

Doch trotz der Kurse, die hierfür angeboten werden, in der Praxis sieht dann doch alles ganz anders aus. Was ist zum Beispiel, wenn ein Kunde nicht zahlt? Soll man ihn wirklich mahnen, obwohl dessen Aufträge einen nicht unerheblichen Teil des Umsatzes ausmachen? Hier ist scheinbar bei vielen Selbstständigen eine Hemmschwelle zu sehen, denn das effiziente Mahnwesen verfolgen die wenigsten. Dennoch sei dazu gesagt, dass eine Mahnung dem Kunden nicht auf die Füße tritt, sondern ihm vielmehr zeigt, dass er es mit einem professionellen Geschäftspartner zu tun hat.

Doch wie wird die Mahnung nun richtig formuliert und wann ist es Zeit für eine solche? Grundsätzlich kommt es hierbei immer auf die individuell vereinbarten Zahlungsziele ein, die man ohnehin auf der Rechnung vermerken sollte. Sind hier keine genauen Daten eingesetzt, so sieht der Gesetzgeber eine Fälligkeit der Rechnungen binnen 30 Tagen vor. Danach muss der Unternehmer den Kunden anmahnen, um ihn auch rechtlich gesehen in Verzug zu setzen.

Die erste Mahnung wird dabei noch recht freundlich formuliert. Hierbei sind Aussagen wie: „Sehr geehrte(r) Frau / Herr, mit Bedauern mussten wir feststellen, dass zu unserer Rechnung ... vom ... bis zum ... noch kein Zahlungseingang erfolgt ist. Sicher haben Sie die Rechnung in der Hektik des Alltags übersehen. Deshalb wollen wir Sie heute an deren Ausgleich erinnern und bitten um kurzfristige Erledigung bis zum ... Sollten Sie zwischenzeitlich Ihre Zahlung schon geleistet haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten. Mit freundlichen Grüßen“

Wichtig dabei ist, dass man genau darauf eingeht, um welche Rechnung es sich handelt. Die Angabe von Rechnungsnummer und -datum sowie dem Betrag erleichtert es dem Kunden, die Rechnung zu finden. Außerdem muss man rechtlich gesehen die Zahlung ausdrücklich einfordern. Sinnvoll ist hier auch die Setzung einer Frist, die in der Regel etwa 14 Tage beträgt. Nach Ablauf der Frist und nicht erfolgter Zahlung sollte dann direkt die zweite Mahnung folgen. Deren Wortlaut könnte wie folgt sein:

Sehr geehrte(r) Frau / Herr,

unsere Rechnung ... vom ... haben Sie trotz unserer Erinnerung vom ... noch nicht beglichen. Wir erwarten nunmehr den Zahlungseingang bis ... Andernfalls behalten wir uns die Einleitung weiterer rechtlicher Schritte vor. Sollten Sie die Zahlung zwischenzeitlich bereits geleistet haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen“

Der Hinweis auf weitere rechtliche Mittel kann dabei bereits ab der zweiten Mahnung erfolgen, spätestens auf der dritten Mahnung sollte dieser aber in jedem Fall stehen.
 
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