Freitag, 22. September 2017

Vorlage - Mahnung schreiben

Mahnungen zu schreiben, das gehört mittlerweile zum Alltag in einem jeden Unternehmen. Denn die Zahlungsmoral in Deutschland sinkt immer weiter ab und von daher wird es immer häufiger nötig, die Kunden an ihre Verpflichtungen aus dem jeweils geschlossenen Vertragsverhältnis zu erinnern. Dabei ist das Schreiben der Mahnung eine der leichtesten Aufgaben für die Unternehmen, sofern die Buchhaltung korrekt arbeitet.

In den meisten Unternehmen gibt es eine Vorlage, meist als einfaches Dokument in einem Textprogramm gehalten. Darin sind bereits die Felder vorgegeben, die man ausfüllen muss, um eine korrekte Mahnung schreiben zu können. Zunächst einmal muss der Name und die Anschrift des Kunden eingetragen werden. Das Mahndatum lässt sich oft automatisch einsetzen. Kundennummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag sowie deren Fälligkeit werden dagegen in der Regel von Hand eingetragen.

Auch bei der Wahl der Frist, die für die Bezahlung gesetzt wird, ist das Unternehmen frei. Diese Frist wird jedoch in der Regel zwischen 10 und 14 Tagen gewählt. Danach müsste automatisch auch die nächste Mahnung folgen. Spätestens nach der dritten Mahnung geben die Unternehmen dann aber ihre Versuche des Geld Eintreibens auf und beauftragen damit einen Anwalt oder ein Inkassobüro. Diese verfolgen das Ganze dann weiter und treiben das Geld in der Regel schneller ein.

Sollte man nicht eine solche Dokumentenvorlage verwenden, ist es häufig so, dass die Unternehmen mit speziellen Programmen arbeiten. In diesen sind ganz ähnliche Vorlagen bereits von Haus aus eingearbeitet. Dann benötigt man in der Regel nur noch einen Knopfdruck und sämtliche Mahnungen an alle säumigen Kunden können mit einem Knopfdruck erstellt und gedruckt werden. Diese Variante ist natürlich die sinnvollste, da sie am schnellsten und effizientesten abläuft. Eine händische Bearbeitung ist hierbei fast vollständig auszuschließen. Zum Einen passieren so weniger Fehler, zum anderen kann man dadurch sehr viel Zeit einsparen. Und gerade in Unternehmen ist jede Minute länger, die ein Mitarbeiter an der Erstellung der Mahnungen sitzt, ein Verlust.

Wer jedoch nicht mit einem solchen Programm ausgestattet ist, der sollte sich einmalig die Mühe machen und eine Vorlage für seine Mahnungen erstellen. Dabei kann man gleich eine erste, zweite und dritte Mahnung als Vorlage erstellen. Müssen sehr viele Kunden angemahnt werden, so kann man auch eine Vorlage für jeden Kunden erstellen. Dadurch spart man sich das Eintragen der Anschrift und des Namens und kann nochmals Zeit sparen. So müssen künftig nur noch die Rechnungsangaben auf der Mahnung per Hand eingetragen werden.
 
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