Samstag, 25. November 2017

Mahnung online verschicken?

Das effiziente und vor allem konsequente Mahnwesen ist für ein jedes Unternehmen unverzichtbar. Denn nur dadurch lassen sich offene Forderungen tatsächlich eintreiben und damit der Erfolg des Unternehmens sichern. Gerade neu gegründete Unternehmen scheuen sich vor dem Forderungseinzug, aus Angst Kunden zu vergraulen. Doch was helfen volle Auftragsbücher, wenn keine Gelder eingehen? Richtig, gar nichts. Insofern ist das Mahnwesen also besonders wichtig.

Damit man nun nicht jede Mahnung einzeln per Post verschicken muss, was übers Jahr gesehen, mitunter recht teuer werden kann, gibt es auch die Möglichkeit, seine Mahnungen online per E-Mail zu verschicken. Gesetzlich sind dabei jedoch bestimmte Bedingungen einzuhalten. Da diese aber von den wenigsten Unternehmen tatsächlich erfüllt werden können, ist es wichtig, dass man hier einen entsprechend versierten Partner hat.

Einige Webseiten im Internet befassen sich schon mit dem Thema und bieten über ihre Portale das effiziente Mahnwesen an. In der Regel ist hierbei eine Anmeldung des Kunden, in diesem Fall also des Unternehmens, erforderlich. Nach der Anmeldung erhält man ein Passwort oder kann dieses auch selbst festlegen. Danach kann man seine Mahnkunden anlegen. Man gibt hier deren Adresse, E-Mail-Adresse, und die zu mahnenden Rechnungen an. Auf Knopfdruck wird dann die Mahnung versendet. Eine Kopie geht in der Regel nochmals an den Unternehmer, ebenfalls per E-Mail. Diese kann er sich ausdrucken und entsprechend zu seinen Unterlagen nehmen.

Weitere Mahnungen an die bereits angelegten und schon einmal gemahnten Kunden lassen sich dann binnen Sekunden per Knopfdruck erstellen und versenden. Diesen Service können die Anbieter natürlich nicht völlig kostenfrei anbieten. Jedoch ist die Jahresgebühr überschaubar, die man zahlen muss, insbesondere wenn man sehr viele Kunden mahnen muss.

Ferner erhält man in seinem Kundenbereich, der durch das Passwort nochmals ideal geschützt ist, eine Übersicht über sämtliche Aktivitäten im Mahnwesen. Man kann also jederzeit aktuell nachlesen, wann die letzte Mahnung versandt wurde, um welchen Betrag es sich handelte und welche Frist man gesetzt hat. Auch kann man die Mahnungen bzw. die bereits bezahlten Rechnungen vermerken, sodass diese auf der nächsten Mahnung nicht noch einmal auftauchen.

Diese Übersichtlichkeit bringt enorme Vorteile, da man immer genau weiß, welches der letzte Schritt im Mahnwesen war und ob man den Kunden noch weiter beliefern sollte, wenn er zum Beispiel regelmäßig erst nach der dritten Mahnung bezahlt. Denn mitunter sind solche Kunden nicht wirklich gewinnbringend für das Unternehmen und man sollte eher versuchen, sich andere, schneller zahlende Kunden zu sichern. Zudem kann es passieren, dass der Kunde eines Tages gar nicht mehr bezahlt.
 
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