Elektronische Rechnung erhalten

Immer häufiger wird heutzutage im Internet bestellt. Die Händler, die hier tätig sind, wollen natürlich auch Kosten sparen, sofern möglich, weshalb eine Papierrechnung, die per Post verschickt wird, heute schon eher die Ausnahme, denn die Regel darstellt. Deshalb häufen sich auch die elektronischen Rechnungen, die man erhält. Man denke nur an die eigene Telefonrechnung, die häufig nur noch online erhältlich ist.

Doch gerade im Unternehmensbereich ist die elektronische Rechnung eine Medaille mit zwei Seiten. Denn jeder Unternehmer ist natürlich bestrebt, die ausgewiesene Umsatzsteuer auf der Rechnung als Vorsteuer dem Finanzamt gegenüber geltend zu machen. Eine elektronische Rechnung gilt aber nur dann als Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne, wenn sie mit einer Signatur versehen ist. Diese Signatur stellen aber insbesondere kleine Unternehmen nur selten zur Verfügung, sodass die Echtheit der Rechnung nicht bestätigt werden kann und das Ganze vor dem Finanzamt keinen Bestand haben wird.

Insofern sollte man eine elektronische Rechnung nur dann annehmen, wenn diese auch eine solche Signatur, die der eindeutigen Zuordnung dient, beinhaltet. Andernfalls kann nach wie vor die Papierrechnung die bessere Variante sein. Zudem muss man beachten, dass auch elektronische Rechnungen als Buchhaltungsunterlagen gelten und somit über einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren aufbewahrt werden müssen. Hier sollte man also eine regelmäßige Sicherung seiner E-Mails ebenfalls in Betracht ziehen.

Wer selbst elektronische Rechnungen versenden will, sollte dabei die selben Regeln beachten. Hinzu sollte man sich auch Gedanken darüber machen, in welchem Dateiformat man seine Rechnung verschickt. So ist die Versendung der eigenen Rechnung in einem einfachen Textdokument nicht ganz ungefährlich. Denn in der Regel finden die Kunden hier auch den Briefkopf, welchen sie weiter verwenden könnten. So kann man mit dem Briefkopf eines Unternehmens auch weitere Rechnungen ausstellen, die Gelder einnehmen, ohne dafür Steuern zu zahlen. Denn steuerpflichtig ist schließlich das Unternehmen, dessen Briefkopf man eingesetzt hat. Deshalb greifen die meisten Unternehmen für ihre Rechnungen auf das PDF-Format zurück, das man nicht ganz so leicht beeinflussen kann. Aber auch hier gibt es für gewiefte Experten Möglichkeiten, ein solches Dokument zu manipulieren.

Der Versand per Papierrechnung ist daher nach wie vor die sicherste Variante. Nun mag manch einer auf die damit verbundenen Kosten verweisen, doch auch eine elektronische Signatur, die für eine elektronische Rechnung erforderlich wird, ist in der Regel mit Kosten verbunden. So steht die Ersparnis also nicht im Vordergrund. Diese elektronische Signatur zu beantragen, lohnt sich deshalb nur für Unternehmen, die im breiten Massengeschäft tätig sind, wie etwa Telefonanbieter.

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