Eine Proforma Rechnung erstellen

Auch heute wird noch häufig eine Proforma Rechnung benötigt, insbesondere wenn Waren oder Dienstleistungen ins Ausland, welches nicht der EU angehört, also in so genannte Drittländer geliefert werden. Insbesondere, wenn die Waren zum Beispiel als Muster zur Verfügung gestellt werden oder es sich um eine Rücksendung handelt, die also nicht berechnet werden müssen. Da aber der Zoll bei den Drittländern immer die Angabe eines Warenwertes verlangt, muss eine solche Proforma Rechnung dem Paket auch immer beigelegt werden.

Die Proforma Rechnung muss dann in der Regel die Überschrift Proforma Handelsrechnung tragen, um vom Zoll anerkannt zu werden. Auf ihr sind der Inhalt der Sendung und dessen Wert genau aufzuführen. Sollten mehrere Teile versendet werden, ist jedes Teil detailliert zu beschreiben, am besten gar noch mit dessen Herkunftsland. Einen utopisch niedrigen Wert sollte man auf der Proforma Rechnung jedoch nicht angeben. In diesen Fällen kann es nämlich durchaus passieren, dass das Paket gar nicht erst durch den Zoll geht, weil der angegebene Wert unrealistisch ist.

Der Warenwert sollte andererseits aber auch bestimmte Grenzen nicht überschreiten. So spart man sich das lästige Ausfüllen der Zollanmeldungen, solange man unterhalb eines Betrages von 1.000 Euro bleibt. Sollen größere Mengen in höherem Wert versendet werden, so ist es ratsam, die Lieferung auf mehrere Pakete aufzuteilen, die an mehreren Tagen verschickt werden sollen.

Die heutigen Buchhaltungsprogramme ermöglichen die Erstellung einer Proforma Rechnung dabei ebenfalls. Der Vorteil: Die Rechnung lässt sich leicht und schnell erstellen und taucht in der Regel auch nicht in den offenen Posten auf. So besteht keine Gefahr, dass der Kunde versehentlich angemahnt wird, weil die Rechnung nicht beglichen wurde. Denn Proforma Rechnungen verlangen nun einmal keinen tatsächlichen Geldfluss.

Neben den Angaben zum Inhalt und Wert der Sendung sollten auf der Proforma Rechnung natürlich die Daten des Versenders vermerkt sein, sowie die Anschrift des Empfängers. Sinnvoll ist auch die Angabe von dessen Telefonnummer. So kann sich der Zoll problemlos mit dem Empfänger in Verbindung setzen, sollten noch Unklarheiten bestehen und diese mit ihm klären.

Die Proforma Rechnung wird dabei in der Regel einmal ins Paket gelegt und einmal außen an diesem befestigt. Dies geht am besten in einer herkömmlichen Lieferscheintasche, die man mittels Klebestreifen auf das Paket aufkleben kann. Der Zoll hat so die Möglichkeit, den Inhalt und Wert der Waren feststellen zu können, ohne das Paket öffnen zu müssen. Die innen liegende Rechnung hingegen dient dem Empfänger als Wertnachweis.

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