Samstag, 23. September 2017

So schreibt man eine Rechnung

Jeder, der ein Unternehmen betreibt, ist auch dazu angehalten, regelmäßig Rechnungen an seine Kunden zu schreiben. Dieses sollte er schon alleine aufgrund dessen tun, weil er schließlich von den Zahlungen der Kunden lebt und auch das Unternehmen nur dann überleben kann, wenn es seine finanzielle Situation stets im Auge behält. Doch gerade Existenzgründer tun sich oft schwer mit dem Schreiben von Rechnungen. Zum Einen scheuen sie sich davor, weil sie Angst haben, die Kunden mit einer zu schnellen Rechnungslegung zu vergraulen, was aber keineswegs der Fall ist. Denn das zeitnahe Stellen einer Rechnung direkt nach Erledigung des Auftrages zeugt eher von Professionalität, denn von Gier. Zum anderen bestehen auch Unsicherheiten, was eine Rechnung alles für Angaben enthalten muss.

Dafür muss man wissen, dass der Gesetzgeber genaue Vorschriften vorgibt, nach den Rechnungen gestellt werden müssen. Zunächst einmal gehören die Adress- und sonstigen Kontaktdaten des Rechnungsstellers auf diese. Der Empfänger muss mit vollem Namen und Adresse vermerkt werden. Zudem muss jede Rechnung ein genaues Datum, an welchem Tag sie gestellt wurde, sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer ausweisen. Auch muss die Steuernummer, alternativ die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Unternehmens angegeben werden, welches die Rechnung stellt.

Die gelieferten Waren oder Leistungen müssen genau beschrieben werden. Auch deren Mengen und Einzelpreise müssen in der Rechnung aufgeführt werden. Zusätzlich muss auf der Rechnung vermerkt werden, wann die Waren oder Leistungen geliefert wurden. Bei Sammelrechnungen, die über einen gesamten Monat laufen, reicht hier auch die Angabe des Leistungszeitraumes, statt eines genauen Datums. Auch muss die Mehrwertsteuer in der Regel ausgewiesen werden, sodass sowohl Nettopreise, als auch anfallende Mehrwertsteuer und der entstehende Bruttorechnungsbetrag auf der Rechnung zu finden sind.

All diese Angaben gehören auf jede Rechnung, damit diese auch vom Finanzamt anerkannt wird. Würde man nun jede Rechnung neu schreiben, könnte es schnell passieren, dass man die eine oder andere Angabe schlicht und ergreifend vergisst. Damit aber nun genau dies nicht passiert, ist es ratsam, sich eine Vorlage für seine Rechnungen zu erstellen. Diese sollte so gestaltet werden, dass sie alle wichtigen Daten enthält und man nur noch die individuellen Kundendaten und die gelieferten Waren und Leistungen samt Preisen einfügen muss. Ferner muss die Rechnungsnummer, Datum und Leistungszeitraum ergänzt bzw. angepasst werden. So kann man das Schreiben von Rechnungen deutlich effektiver gestalten, da einfach weniger Zeit hierfür benötigt wird.

Diese Vorlagen kann man sich dabei aus dem Internet herunter laden, sie selbst erstellen, am besten anhand einer Rechnung, die man selbst bekommen hat oder man kann sich einfach eine spezielle Software kaufen. Diese wird in der Regel auch automatisch aktualisiert, sodass man auch bei gesetzlichen Änderungen immer eine rechtmäßige Rechnungsvorlage hat.
 
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