Donnerstag, 23. November 2017

Anleitung - wie schreibe ich eine Rechnung?

Eine Rechnung auszustellen ist zwar nicht schwer, aber es gehören eine Menge Angaben darauf, damit sie überhaupt gültig ist und der Geschäftspartner sie akzeptieren kann. Der korrekte, vollständig ausgeschriebene Firmenname des Rechnungsempfängers, die Straße mit Hausnummer bzw. das Postfach, die Postleitzahl und der Wohnort gehören unbedingt auf eine Rechnung, und zwar links oben auf das Formular.

Der Name des Absenders und dessen Adressdaten dürfen ebenfalls nicht fehlen. Für die eigenen Firmendaten gibt es genaue Vorschriften, welche davon unbedingt auf eine gültige Rechnung gehören. So muss zwingend die Steuernummer so wie das zuständige Finanzamt angegeben werden. Alternativ kann auch die Umsatzsteueridentitätsnummer auf der Rechnung stehen. Weiter muss der Name, zumindest eines Geschäftsführers einer Firma, voll ausgeschrieben werden. Eine eventuell vorhandene Handelsregisternummer ist ebenfalls anzugeben. Nicht vergessen werden sollte auch die Angabe des Gerichtsstandes.

Damit ein Rechnungsbetrag auch korrekt überwiesen werden kann, benötigt der Rechnungsempfänger Angaben zu den Konten, auf die er das Geld überweisen soll. Die Namen der Banken, deren Bankleitzahlen so wie die Kontonummern dürfen deshalb auf keiner Rechnung fehlen.

Es gibt die Vorschrift, dass Rechnungen fortlaufend nummeriert werden müssen. Das Datum der Rechnungserstellung so wie der Ausstellungsort gehören ebenfalls zu den Pflichtangaben. Damit der Rechnungsempfänger nachvollziehen kann, auf welchen Auftrag sich die Rechnung bezieht, müssen auch darauf Hinweise zu finden sein, etwa "Ihre Bestellung vom …".

Die Leistungen oder Artikel müssen einzeln aufgelistet werden, jeweils die Anzahl der gelieferten Produkte, eine Bezeichnung oder Artikelnummer, der Einzelpreis ohne Mehrwertsteuer und der Gesamtpreis pro Artikel, also die Anzahl multipliziert mit dem Einzelpreis. Für jedes Produkt muss kenntlich gemacht werden, welchem Mehrwertsteuersatz es unterliegt, ob dem ermäßigen zu 7%, oder dem vollen zu 19%. Es gibt auch Leistungen, die keine Mehrwertsteuer enthalten, oder aber einen Mischsatz, wie manche landwirtschaftliche Erzeugnisse.

Bei Handwerkerrechnungen muss darauf geachtet werden, dass es eine genaue Trennung zwischen den Kosten für das Material und den Kosten für die Arbeitsleistung gibt, damit der Kunde eine solche Rechnung später eventuell steuerlich absetzen kann.

Natürlich sollte eine Rechnung auch Angaben dazu enthalten, bis wann der Kunde die Zahlung zu leisten hat, ob sofort nach Erhalt oder vielleicht innerhalb von 14 Tagen oder einem Monat. Gewährt man bei zügiger Zahlung Skonto, so sollte man darauf besonders hinweisen. Auch der Zahlungsweg ist anzugeben. Es gibt verschiedene Zahlungsmodalitäten. Überweisungen, Barzahlung und Lastschrift sind die gängigsten Varianten.

Jeder Kunde freut sich über freundlich aufgemachte Rechnungen. Es ist also sehr zu empfehlen, auf die Rechnung noch einen Satz wie "Wir bedanken uns für Ihren Auftrag" hinzuzufügen.
 
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