Fahrtkosten von der Steuer absetzen

Bei den bei der Steuererklärung zu berücksichtigenden Fahrtkosten unterscheidet der Gesetzgeber zwischen Dienstreisen (bis Veranlagungsjahr 2007) und Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte. Während Dienstreisen mit 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer berücksichtigt werden, können Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte mit 0,15 Euro pro gefahrenen Kilometer (bzw. 0,30 € pro Entfernungskilometer) als Werbungskosten angesetzt werden. Nach aktueller Rechtslage gilt dies seit dem Veranlagungsjahr 2007 ab dem 21. Kilometer. Zum Führen eines Fahrtenbuches sind Arbeitnehmer nicht verpflichtet.

Es kann in der Praxis aber durchaus vorkommen, dass die Finanzverwaltung einen zu erbringenden Nachweis für die gefahrenen Wegstrecken verlangt. Dies ist bei Familienheimfahrten im Rahmen der Doppelten Haushaltsführung möglich, der Steuerpflichtige muss mit geeigneten Unterlagen seine Fahrten belegen. Weitere Fahrtkosten können zum Beispiel bei Arztbesuchen als außergewöhnliche Belastungen oder als Anschaffungskosten beim Kauf von Arbeitsmitteln in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Der Pauschalsatz beträgt dabei wie bei Dienstreisen 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer.

Anders als Arbeitnehmer sind Unternehmer unter Umständen dazu verpflichtet ein Fahrtenbuch zu führen. Das ist dann der Fall, wenn sich der Pkw im betrieblichen Vermögen befindet. Um den Nachweis zu erbringen, dass die geschäftlich gefahrenen Kilometer mehr als 50 Prozent an der Gesamtfahrleistung ausmachen, muss der Unternehmer über einen Zeitraum von drei Monaten ein Fahrtenbuch führen. Dann darf er die 1 % - Regelung (vom Bruttolistenpreis des Pkws) zur Berechnung des Anteils der privat veranlassten Kfz-Kosten in Anspruch nehmen. Dies ist angebracht, wenn der Anteil der privat gefahrenen Kilometer relativ hoch ist und der Unternehmer mit der 1 %-Regelung steuerlich besser "fährt“.

Ist der Anteil der Privatfahrten gering, beweist er dies mit einem über das gesamte Wirtschaftsjahr geführten Fahrtenbuch. Dieses muss zeitnah und eigenhändig geschrieben werden. Die genaue Aufstellung der jeweiligen Fahrten mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wird vom Finanzamt nicht anerkannt. Eine Alternative kann ein elektronisches Fahrtenbuch sein. Dieses besteht aus einer Hard- und Softwarekomponente. Eine eventuelle nachträgliche Veränderung der Aufzeichnungen muss technisch ausgeschlossen oder wenigstens dokumentiert sein. Anderenfalls lehnt das Finanzamt die Anerkennung dieser Aufzeichnungen ab.

Befindet sich der Pkw nicht im Betriebsvermögen, das heißt die betriebliche Nutzung liegt bei weniger als 10 Prozent oder der Unternehmer entscheidet für sich das Fahrzeug nicht in das Betriebsvermögen einzulegen, werden die geschäftlich gefahrenen Kilometer wie Dienstreisen behandelt. Diese freie Wahl, seinen Pkw in den Betrieb einzubringen oder nicht, hat der Unternehmer bei einer betrieblichen Nutzung des Fahrzeugs zwischen 10 und 50 Prozent. Das bedeutet für die Buchführung mit geeigneten Unterlagen die Fahrten mit Datum, Dauer, Fahrtzweck und Kilometerangabe darzulegen. Dafür reicht auch eine Excel-Tabelle als Eigenbeleg.

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