Donnerstag, 23. November 2017

Vordruck Mahnung - so schreibt man eine Mahnung

Eine der wichtigsten Aufgaben eines jeden Unternehmens ist das Mahnwesen. Denn ohne ein effizientes Mahnwesen kann heute niemand mehr auskommen. Die Gelder, für die man gearbeitet hat, müssen schließlich auch zeitnah herein kommen. Deshalb sollte man Kunden regelmäßig mahnen und sich davor keinesfalls scheuen. Denn man vergrault diese nicht damit, sondern sorgt nur für regelmäßige Geldeingänge und damit den Erhalt des eigenen Unternehmens.

Doch wie muss nun eine Mahnung aufgebaut sein? Gibt es hierfür spezielle Vorlagen? Und wo kann man diese finden? Hier gibt es grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten. Man kann sich einen Vordruck für die Mahnung aus dem Internet herunter laden. Diese Angebote sind jedoch in der Regel kostenpflichtig, wobei sich diese Ausgabe aber in der Regel nicht lohnt.

Einfacher ist es da schon, sich einen eigenen Vordruck zu erstellen. Dieser sorgt dafür, dass man eine immer gleich aussehende Mahnung an seine Kunden stellen kann. Man benötigt hierfür nur eine Mahnung, die man einmal selbst erhalten hat und kann sich an deren Aufbau entsprechend orientieren. Hat man sich diese Vorlage erst einmal in einem entsprechenden Textprogramm erstellt, so steht dem regelmäßigen Mahnen nichts mehr im Wege.

Wer es sich hingegen ganz einfach machen möchte, der entscheidet sich für ein spezielles Buchhaltungs- und Fakturierungsprogramm. Hierbei werden bereits die Rechnungen automatisch in passenden Dokumenten erstellt und automatisch an die Buchhaltung übergeben. Dort verbucht kann man jederzeit feststellen, ob deren Fälligkeit bereits erreicht ist. Ferner ist es nun noch nötig, einen kleinen Knopf zu drücken, der den aktuellen Mahnlauf startet und schon kommen die Mahnungen zu den jeweils fälligen Rechnungen wie von Geisterhand heraus.

Dabei sind alle für eine Mahnung relevanten Daten bereits auf dem Formular zu finden. So etwa die Kundennummer, das Mahndatum, die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum, der Betrag und die Fälligkeit. Auch kann man einstellen, binnen welcher Frist der Kunde nach erfolgter Mahnung zahlen soll. Ist nach Ablauf dieser Frist noch kein Geldeingang zu sehen, so kann man sich vom Programm an die nächste Mahnung direkt erinnern lassen.

Wer hingegen mit einfachen Vorlagen im Textprogramm arbeitet, sollte sich bestimmte Daten setzen, an denen er mahnt. Mindestens zweimal monatlich ist dies angebracht, sofern die Buchhaltung auch entsprechend laufend erfolgt. Aber bei kleineren Unternehmen sieht man ohnehin, ob der betreffende Kunde bezahlt hat oder nicht, auch wenn man die Buchhaltung hier nicht laufend durchführt. Dann kann man auch mahnen, wenn die Buchungen noch nicht vollständig erfasst worden sind. Allerdings ist ein Abgleich sämtlicher Zahlungseingänge unmittelbar vor der Mahnung auch hier erforderlich, um keine unnötigen Mahnungen zu versenden.

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