Eine Rechnung schreiben - Vorlage

Das Schreiben von Rechnungen gehört in jedem Unternehmen zu den alltäglichen Aufgaben. Auch Freiberufler und Kleinstunternehmen müssen regelmäßig Rechnungen schreiben, damit sie das Geld, welches sie verdient haben, auch erhalten. Dabei zählt das Schreiben der Rechnungen zwar zu den Aufgaben, die vielen noch Spaß machen, weil sie wissen, dass sie dadurch Geld bekommen, andererseits ist es häufig aber auch eine recht zeitaufwändige Aufgabe. Denn wie eine Rechnung gestaltet sein muss, damit sie auch durch die Finanzämter anerkannt wird, das ist in Deutschland eindeutig festgelegt.

So muss jede Rechnung mit den Adressdaten des Rechnungsstellers sowie den Adressdaten des Empfängers versehen werden. Zudem muss sie fortlaufend nummeriert werden. Ferner gehört auf eine ordnungsgemäße Rechnung auch die Steuernummer, da andere Unternehmen, sprich die Rechnungsempfänger, auch die Mehrwertsteuer vom Finanzamt zurück holen können. Zudem müssen die einzelnen Dienstleistungen oder gelieferten Waren und Produkte eindeutig beschrieben werden. Ein Einzel- und Gesamtpreis sollte ebenfalls auf der Rechnung zu finden sein, genau wie das Rechnungsdatum und das Leistungs- bzw. Lieferdatum. Bei monatlichen Abrechnungen kann man den gesamten Monat als Leistungszeitraum angeben.

Weiterhin sollte man die eigene Bankverbindung auf der Rechnung aufführen, um so eine schnelle und problemlose Überweisung zu gewährleisten und auch eine Fälligkeit sollte in jedem Fall auf der Rechnung vermerkt sein. Wer umsatzsteuerpflichtig ist, muss zudem die Umsatzsteuer ausweisen. Wer von dieser Pflicht befreit ist, der muss einen entsprechenden Satz auf der Rechnung vermerken, dass man nach § 19 UStG, der auch als Kleinunternehmerregelung bezeichnet wird, von der Umsatzsteuer befreit ist.

Eine ordnungsgemäße Rechnung erfordert also jede Menge Angaben, wobei unerfahrene Rechnungssteller durchaus einmal die eine oder andere schlicht und ergreifend vergessen könnten. Deshalb ist es sinnvoll, sich für das Schreiben der Rechnungen eine Vorlage zu erstellen. Solche Vorlagen kann man sich selbst in einem Tabellenkalkulations- oder Textprogramm erstellen. Da aber auch dies für viele Unternehmer noch zu viel Arbeit bedeutet, kann man sich Vorlagen auch aus dem Internet herunter laden. Allerdings werden für diese Downloads auch entsprechende Gebühren verlangt. Wer seine Rechnungen noch bequemer und hundertprozentig nach den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen erstellen will, der kann auch auf spezielle Software zurück greifen.

Der Vorteil hierbei: Einmal angelegte Kundendaten müssen nicht manuell in jede Rechnung eingetragen werden, sondern werden vom Programm voll automatisch in die Vorlage integriert. Zudem lässt sich hier auch mit entsprechenden Kundennummern arbeiten, was insbesondere bei der Zuordnung der Zahlungen von Vorteil sein kann. Außerdem erhält man hier Vorlagen, die auch schon die Unternehmensdaten entsprechend beinhalten, sodass auch diese mit nur wenigen Mausklicks bei Änderungen angepasst werden können.

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