Anleitung - eine Rechnung erstellen

Wer ein Unternehmen führt oder auch als Freiberufler tätig ist, der wird nicht umhin kommen, seine Leistungen den Kunden auch regelmäßig in Rechnung zu stellen. Nun stehen viele Menschen vor einem großen Problem, wenn sie noch nie eine Rechnung geschrieben haben. Denn sie wissen nicht so recht, worauf es hierbei ankommt.

Dabei ist das Ganze gar nicht so schwierig, wie man glauben mag. Am besten erstellt man sich eine Vorlage, oder lädt sich diese gebührenpflichtig aus dem Internet herunter. In die Kopfzeile gehören dabei die Angaben zum Unternehmen, sprich die Adresse, das Firmenlogo (die Rechnung soll ja auch eindeutig der Firma zugeordnet werden können), die Telefonnummern und E-Mail- bzw. Internet-Adressen. Verwendet man gedrucktes Briefpapier kann man sich diese Kopfzeile in der Vorlage auch sparen, da die Angaben ja auf dem Briefpapier vermerkt sind, was im Übrigen auch für die Fußzeile gilt, in der ja in der Regel Bankverbindung und Steuernummern angegeben sind.

Nun muss man ein Feld einrichten, in dem die Adressdaten der Kunden eingetragen werden. Dieses befindet sich in der Regel auf der linken Seite, sodass man beim Falzen des Briefes diese Daten ins Adressfenster eines Umschlages bekommt. Rechts davon finden sich in der Regel Rechnungsdatum, Liefer- bzw. Leistungsdatum, Kundennummer usw. Diese Daten werden bei jedem neuen Erstellen einer Rechnung erneut eingetragen. Direkt über der Rechnung bzw. der Aufstellung über die gelieferten Leistungen oder Waren befindet sich dann die Rechnungsnummer. Der Gesetzgeber sieht vor, dass Rechnungen fortlaufend nummeriert werden müssen, sodass hier bei jeder neuen Rechnung auch eine neue Nummer eingegeben werden muss.

Nach diesen Angaben folgt dann die Aufstellung, was genau geliefert wurde. In der Regel fallen mehrere Positionen an, die mit einer fortlaufenden Positionsnummer versehen werden. Eine Artikelnummer kann man angeben, muss es aber nicht. Wichtig ist eine eindeutige Beschreibung der Ware oder Leistung. Danach folgt die gelieferte Menge, die Bezugsgröße, etwa Stück, Liter, Stunden usw. Als nächstes muss man einen Einzelpreis eingeben, also den Preis pro Stück, Liter, Stunde usw. In der nächsten Spalte (Rechnungen werden häufig in Tabellenform erstellt) folgt dann der Gesamtpreis, der sich mit modernen Text- oder Tabellenkalkulationsprogrammen auch automatisch errechnen lässt. Er entsteht durch die Multiplikation der Menge mit dem Einzelpreis.

So wird auch für alle folgenden Positionen verfahren. Die sich aus diesen Einzelpositionen ergebende Summe muss am Ende der Rechnung aufgeführt werden. Ebenfalls wird hier dann auch die Mehrwertsteuer aufgeschlagen, die in der Regel mit dem Betrag ausgewiesen sein muss. Die Summe aus Nettobetrag und Umsatzsteuer ergibt dann den endgültigen Rechnungsbetrag.

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