Etwas in Rechnung stellen

Wenn man etwas verkauft, dann muss man dieses auch seinen Kunden gegenüber in Rechnung stellen. Doch wie schreibt man die Rechnung nun richtig? Das ist für einige, gerade junge Unternehmer noch immer ein Buch mit sieben Siegeln. Dabei ist es gar nicht so schwer, etwas in Rechnung zu stellen.

Am sinnvollsten ist es, wenn man sich eine Vorlage für sämtliche Ausgangsrechnungen erstellt. So spart man sich jede Menge Arbeit. Denn andernfalls müsste man ja jede Rechnung völlig neu schreiben, sodass hier mitunter schon der eine oder andere Fehler passieren kann. Auf eine ordentliche Rechnung gehört dabei immer die Steuernummer des Unternehmens oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer, kurz Ust-ID. Letztere auf den Ausgangsrechnungen anzugeben, erscheint dabei aber sinnvoller, da hier niemand Informationen über den zugehörigen Steuerpflichtigen einholen kann, was mit der einfachen Steuernummer durchaus möglich ist. Zusätzlich muss jede Rechnung auch noch fortlaufend nummeriert werden, damit eine eindeutige Zuordenbarkeit gewährleistet ist und keine Rechnungen im Nachhinein einfach entfernt werden können.

Die Adressdaten und die Bankverbindung des Unternehmens sollten natürlich ebenfalls auf jeder Rechnung aufgeführt werden, was aber meist schon mit der Kopf- und Fußzeile geschieht. Auch die korrekte Anschrift des Kunden muss auf der Rechnung aufgeführt werden, ebenso der Zeitpunkt der Lieferung. Zeiträume, wie etwa ein Monat können ebenfalls angegeben werden, wenn die Rechnung nur monatlich gestellt wird. Weiterhin muss eine genaue Aufstellung über die gelieferten Waren oder Dienstleistungen erfolgen, sodass der Kunde jederzeit nachvollziehen kann, was ihm wann geliefert und entsprechend berechnet wurde. Ferner sind sowohl die Einzel-, als auch die Gesamtpreise der einzelnen Produkte und Leistungen anzugeben.

Diese werden zur Nettosumme der Rechnung summiert, auf die dann in der Regel noch die Umsatzsteuer aufgeschlagen wird. Sollte der Unternehmer von der Umsatzsteuer befreit sein, ist es natürlich nicht notwendig, die Umsatzsteuer auszuweisen. In diesen Fällen muss er die fehlende Ausweisung jedoch erklären, was meist mit einem kleinen Satz geschieht, der besagt, dass man nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit ist, also unter die Regelung für Kleinunternehmer fällt.

Die Rechnungen sollte man dabei nach wie vor per Post schicken. Ein Mailversand ist zwar grundsätzlich möglich, allerdings hat das Finanzamt hier auch bestimmte Vorschriften erlassen. Der Rechnungsversand per E-Mail ist nur mit Signatur zulässig und es muss sich bei der Rechnung um eine PDF-Datei handeln. Andernfalls könnte Jedermann mit dem Briefkopf des Unternehmens Schabernack betreiben. Will man seine Rechnung unterschreiben, muss man darauf achten, nicht zu viel Platz zwischen Grußformel und Unterschrift zu lassen. Andernfalls könnte ein gewiefter Kunde einfach den Satz „Betrag erhalten“ über die Unterschrift des Unternehmers setzen.

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