Eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen

Im heutigen immer undurchsichtiger werdenden Bürokratiedschungel verliert man als Unternehmer oder Kunde schnell den Überblick. So fängt es schon bei scheinbar banalen Dingen, wie einer handelsüblichen Rechnung an. Welche Angaben hat ein Verkäufer auf einer Rechnung zwingend zu machen und welche sind gesetzlich nicht vorgeschrieben? Die scheinbar unwichtigen Dinge, die man im Alltag als Verbraucher kaum zur Kenntnis nimmt, können jedoch im Zweifelsfall sowohl den Verbraucher als auch den Unternehmer richtig Geld kosten.

Auf einer ordnungsgemäßen Rechnung müssen die vollständigen Namen mit Anschriften des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers stehen. Auch das Ausstellungsdatum der Rechnung ist eine Pflichtangabe. Weiterhin müssen die Menge und die Art der Leistung, die erbracht wurde, bzw. die Ware die geliefert Wurde, auf der Rechnung genau bezeichnet sein. Es muss die Höhe des Steuersatzes in Prozent, sowie die betragsmäßige Höhe angegeben sein. Sollten verschiedene Steuersätze bei der Berechnung angewandt worden sein, so müssen auch diese einzeln aufgeführt werden.

Auf der Rechnung muss ein Brutto sowie Nettobetrag ausgewiesen sein. Weiterhin muss, sofern es schon feststeht, der Zeitpunkt der Lieferung oder Durchführung der Leistung aus der Rechnung hervorgehen. Ganz wichtig ist, dass bei Leistungen innerhalb der EU die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Leistungsbringers und Leistungsempfängers auf der Rechnung angegeben sind. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist ebenfalls Pflicht, damit die Rechnung anerkannt wird.

Es gibt allerdings, wie in jedem Gesetz, Ausnahmen von den oben angeführten Pflichtangaben. Bei Rechnungen unter 150 EUR reicht es aus, wenn der Name und die Anschrift des Rechnungsausstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung bzw. der Ware, der Bruttobetrag, sowie die Umsatzsteuer und der angewandte Steuersatz auf der Rechnung stehen.

Fehlen diese Pflichtangaben so kann der Leistungsempfänger die gezahlte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen, was Schäden in unvorhersehbarer Höhe nach sich ziehen kann.

Weiterhin stellt sich oft die Frage, ob eine Rechnung erst vollständig ist, wenn sie unterschrieben ist, oder ob sie auch so anerkannt wird. Gemäß Rechtslage reicht es, entgegen vieler Meinungen aus, eine Rechnung ohne Unterschrift zu versenden. Zur Vereinfachung und Vermeidung von Fehlern, jedoch auch zur Prozessoptimierung, setzen viele Unternehmen für Rechnungen Programme oder Vorlagen ein, auf denen die Pflichtangaben stehen. Dies ist vor allem bei Ausstellung mehrerer Rechnungen von Vorteil und vermeidet eventuelle Nachbearbeitungen.

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