Wie schreibe ich eine Mahnung?

Für eine Mahnung muss kein bestimmtes Formular und auch kein bestimmter Vordruck verwendet werden. Eine Mahnung kann z.B. durch einen Zahlungsverzug des Kunden entstehen. In der Mahnung wird der nicht zahlende Kunde (Schuldner) zunächst freundlich daran erinnert die Zahlung an den Zahlungsempfänger (Gläubiger) zu tätigen. Wurde mit dem Schuldner keine Zahlungsfrist vereinbart, so wird der Schuldner mit der ersten Mahnung in Zahlungsverzug gesetzt.

Nach der freundlichen Zahlungserinnerung erfolgt die erste Mahnung, in der der Schuldner zunächst freundlich daran erinnert die Zahlung vorzunehmen. Bei der zweiten Mahnung kann die Freundlichkeit allmählich nachlassen und es sollte darauf geachtet werden, unbedingt eine Frist für die Zahlung zu setzen. Reagiert der Schuldner immer noch nicht auf die Mahnungen, wird nun die dritte Mahnung versendet. Ist dann von Seiten des Schuldners immer noch keine Reaktion zu vermerken, wird das gerichtliche Mahnverfahren in die Wege geleitet.

Bei der Mahnung werden als erstes Name und Adresse des Gläubigers eingetragen. Darunter mit ca. 5 Leerzeilen Abstand werden Name und Adresse des Schuldners gesetzt. Als nächstes kommt nach ca. 4 Leerzeilen die Überschrift z.B. "Dritte Mahnung". Um der Überschrift Ausdruck zu verleihen, kann diese in fetter Druckschrift geschrieben werden. Daneben wird das Datum von dem Tag gesetzt, an dem das Schreiben verfasst wurde. Nach 2 Leerzeilen kommt die förmliche Anrede, wie z.B. "Sehr geehrte Frau..." oder "Sehr geehrter Herr...". Nach einer weiteren Leerzeile folgt dann der Text. Der Text für eine Mahnung kann beispielsweise wie folgt aufgebaut werden:

"Hiermit müssen wir leider den Betrag von 5.000,- Euro anmahnen, der bis zum heutigen Datum nicht bei uns auf dem Konto eingegangen ist. Leider sind Sie auch bis heute nicht an uns herangetreten, um eine eventuelle Ratenzahlung zu vereinbaren. Wir setzen Ihnen somit eine Zahlungsfrist bis zum 30.11.2008 und bitten um Zahlung auf eines der unten genannten Konten." (Kontoinhaber, Kontonummer, Bankleitzahl und Kreditinstitut angeben). "Einen reibungslosen Vorgang würden wir sehr begrüßen."

Danach erfolgt die Verabschiedung "Mit freundlichen Grüßen" und darunter wird die Unterschrift des Gläubigers gesetzt. Der oben genannte Text ist nur ein Beispiel, der beliebig verfeinert oder abgewandelt werden kann.

Der Ablauf der Zahlungsfrist sollte 14 Tage nach Datum der Mahnung sein. Bei der dritten und letzten Mahnung sollten im letzten Satz die gerichtlichen Schritte unbedingt angedroht werden und das dem Schuldner dadurch weitere Kosten entstehen. Für die Akten des Gläubigers sollte immer eine Kopie vom Original abgeheftet werden. Es empfiehlt sich, die Mahnung per Übergabeeinschreiben zu versenden, weil der Gläubiger so sichergehen kann, dass der Schuldner die Mahnung erhalten hat.

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