Eine pro Forma Rechnung erstellen

Eine pro Forma Rechnung ist für den Außenhandel und die Exportabwicklung üblich. Eine pro Forma Rechnung hat eine "Ursprungserklärung" zu enthalten um beim Zoll als Präferenznachweis anerkannt zu werden. Je nach Exportland ist der Inhalt dieser "Ursprungserklärung" anders vorgeschrieben und muss dementsprechend abgeklärt werden. Die "Ursprungserklärung" dient dazu das Herstellungs- oder Ursprungsland zu eruieren.

Diese "Ursprungserklärung" ist auf jeder einzelnen pro Forma Rechnung wieder neu aufzuführen und kann nicht für mehrere Rechnungen zusammengefasst werden. Ohne diese Urkunden wird es schwierig sein, Waren ins Ausland zu exportieren. Um Komplikationen vorzubeugen ist es sinnvoll die pro Forma Rechnung vollständig auszufüllen und mit dem Firmenstempel zu versehen und unterzeichnen zu lassen.

In der Regel ist die pro Forma Rechnung inhaltlich mit einer normalen Rechnung vergleichbar, außer dass diese nicht dem Zweck der Vergütung der Zahlung dient, sondern nur der Zolldeklaration als Grundlage für die Verzollung dargelegt werden muss, und deswegen eine eher formelle Urkunde darstellt. Das Geschäftspapier der Exportierenden Unternehmung wird als Basis für die pro Forma Rechnung herangezogen. Darauf sollten bereits die Firmenbezeichnung mit der dazugehörigen Adresse und Kontaktangaben sowie der Mehrwertsteuernummer vorgedruckt sein.

Links auf der Höhe des Kuvertfensters wird die empfangende Firmenadresse platziert. Die genaue Firmenadresse, Strasse und Hausnummer, Postleitzahl mit der Ortschaft und zuletzt das Bestimmungsland sind aufzuführen. Das aktuelle Datum mit der Versand-Ortschaft wird rechts auf der Höhe des ersten Drittels des A4-Blattes positioniert. Ein paar Zeilen weiter unten, rechts, hat die Bezeichnung "Pro-Forma-Rechnung" oder "Pro-Forma-Faktura" zu stehen. Beim regen Außenhandel macht es Sinn die pro Forma Rechnungen mit Nummern zu versehen, damit diese systematisch abgelegt und bei Bedarf wieder gefunden werden können.

Darauf ist, ein bis zwei Leerzeilen weiter unten, der zu transportierende Inhalt exakt zu beschreiben, mit der Mengenangabe pro Sortiment, deren Nettogewicht und Angabe des Wertes und der Währung pro Zeile. Zuletzt ist der Gesamtwert und die Währungseinheit im Total zu deklarieren.

Zu unterst ist die notwendige „Ursprungserklärung“ in deren Gesamtheit aufzuführen wie es durch den Zoll vorgeschrieben ist. Der Vermerk, dass der Inhalt bereits bezahlt wurde, kann für die Zollabwicklung förderlich sein. Letzten Endes ist der Firmenstempel aufzudrucken und die nötigen Unterschriften im Original einzuholen, damit die Urkunde ihre Vollständigkeit hat, damit es am Zoll keine weiteren Abklärungen bedarf, denn dies kostet und würde zudem zu einer Lieferverzögerung führen.

Damit wäre die pro Forma Rechnung vollständig erstellt und dem Export steht nichts mehr im Wege. Diese Urkunde wird dann mit anderen Formalitäten zusammen mit dem betreffenden Paket auf den Weg gesandt.

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