Anleitung - eine Rechnung ausstellen

Finanzämter verlangen das genaue Einhalten von Formvorschriften, um eine steuerlich absetzbare Rechnung anzuerkennen. Dies ist nicht nur für den Endkunden wichtig, der möglicherweise eine Handwerkerleistung steuerlich geltend machen möchte. Auch Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, sollten ein genaues Auge auf ihre erhaltenen Eingangsrechnungen werfen.

Was ist jetzt aber genau zu beachten? Die wichtigsten Regelungen gehen aus dem Umsatzsteuergesetz hervor, aber auch jeder Steuerberater weiß, was wirklich wichtig ist.

Zuerst muss die Rechnung nicht als Original vorliegen - auch eine Rechnung per Email wird vom Finanzamt anerkannt, wenn ihre Echtheit nachweisbar ist. Dies geschieht durch eine digitale Signatur. Als nächstes Kriterium ist die Rechnungshöhe entscheidend. Rechnungen bis 100,- Euro unterliegen vereinfachten Formvorschriften. Auf diesen Rechnungen sind unabdingbar:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmens/Dienstleisters
das Rechnungsdatum bzw. Ausstelldatum der Rechnung
die Menge und Bezeichnung der gelieferten Ware oder der erbrachten Dienstleistung
der Brutto-Betrag und der angewandte Steuersatz (z.B. ermäßigt bei Lebensmitteln, vollständig bei Luxusgütern), wobei der Steuerbetrag nicht errechnet werden muss.

Anders verhält es sich bei Rechnungen über 100,-- Euro. Hier verlangen die Finanzbehörden genauere Angaben und es müssen enthalten sein:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmens/Dienstleisters
Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
das Austelldatum der Rechnung
eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmalig vergeben werden darf und deren Reihenfolge nachvollziehbar sein muss
die Menge und Bezeichnung der gelieferten Ware oder der erbrachten Dienstleistung
den angewandten Steuersatz, eventuell auch verschiedene Steuersätze
den sich daraus genau ergebenden Steuerbetrag
die Steuernummer des Unternehmens oder die Umsatzsteuer-Idenfikationsnummer, die zum Warenverkehr ins Ausland berechtigt, aber gesondert beantragt werden muss

Was sich noch anbietet - dazu gibt es allerdings keine Vorschriften - ist die Angabe der Bankverbindung des Unternehmens, damit Zahlungen schnell und unkompliziert getätigt werden können. Möchte man kein Skonto zulassen, so ist der Vermerk "Zahlung ohne Abzug sofort fällig" - oder im anderen Fall - eine genaue Aufschlüsselung des angebotenen Skonto nützlich und verwaltungsvereinfachend.

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss übrigens weder unterschrieben werden, noch ist der Hinweis "Rechnung" erforderlich. Auf jeden Fall sollte die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren unbedingt beachtet werden, denn bei einer Steuerprüfung können die Belege bis zu diesem Datum eingefordert werden.

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