Eine freundliche Mahnung formulieren - Musterschreiben

Unsere Rechnung Nr. XXX vom XX.XX.200X

Adressblock mit korrekter Anschrift des zu mahnenden Empfängers, eine Leerzeile vor PLZ/Ort einfügen. Ist der Ansprechpartner nicht persönlich bekannt, wird "Abteilung: Buchhaltung" als separate Zeile eingefügt. Ist der Ansprechpartner persönlich bekannt, wird "Herrn" oder "Frau" seinem/ihrem vollständigen Vor- und Nachnamen (und ggf. Titel wie z.B. "Dr.") vorangestellt.

am rechten Blattrand ausgerichtet: Musterstadt, 15. Juni 2008

Betreff: Zahlungserinnerung: Wir bitten freundlich um Ausgleich unserer Rechnung Nr. 123 vom 15. Januar 2008

Sehr geehrter Herr Mustermann / Sehr geehrte Damen und Herren,

Bei Durchsicht unserer Rechnungsunterlagen ist uns aufgefallen, dass unsere Rechnung Nr. 123 vom 15. Januar 2008 in Höhe von 123,45 EUR noch nicht ausgeglichen ist. Sie betrifft den Auftrag (ANr. 12345), Auftragsdatum 10.10.200X, Auftragstitel "Messung der Abgaswerte".

Sicher handelt es sich bei der Verzögerung des Ausgleichs unserer Rechnung nur um ein Versehen, das sich schnell korrigieren lässt. Wir möchten Sie deshalb heute freundlich darum bitten, den o.g. Rechnungsbetrag in den nächsten Tagen an uns zu überweisen. Sollte Ihnen die Rechnung im Original nicht mehr vorliegen, können Sie diese selbstverständlich gerne nochmals bei Frau Renate Mustermann, Telefon 0xxxx - 123-000 in unserer Buchhaltung oder per email r.mustermann@firma.de anfordern. Frau Mustermann wird Ihnen gerne weiterhelfen und auch gern möglicherweise offene Fragen zum Rechnungsinhalt in einem persönlichen Gespräch mit Ihnen klären, bzw. den geeigneten Ansprechpartner für Sie in unserem Unternehmen vermitteln.

Sollte sich diese Zahlungserinnerung datentechnisch mit dem Ausgleich unserer Rechnung überschneiden, und der Rechnungsbetrag bereits durch Ihre Buchhaltung an uns angewiesen sein, so bitten wir Sie, dieses Schreiben ganz einfach zu ignorieren und entschuldigen uns in aller Form für den Ihnen hierdurch entstandenen Zeitaufwand.

Übrigens: Profitieren Sie von unserem Sofortzahlungsprogramm für unsere bevorzugten und langjährigen Geschäftspartner: Bei Zahlung der o. g. Rechnung innerhalb von 14 Tagen ab dem Datum dieses Schreibens gewähren wir Ihnen erneut ein Skonto von 3 % der Rechnungssumme. Oder sprechen Sie mit Frau Renate Mustermann über die Möglichkeiten einer Ratenzahlung. Wir werden für jeden möglichen Fall eine für beide Seiten vorteilhafte Lösung finden.

Wir freuen uns auf eine weiterhin gute, produktive und kooperative Zusammenarbeit mit Ihnen und verbleiben mit freundlichen Grüßen aus Musterstadt

Firma Absender
Abteilung Buchhaltung / Mahnwesen


Max Müller

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