Mustertext Mahnung - eine Mahnung selber schreiben

Ein Mahnschreiben - auch als Zahlungserinnerung bezeichnet - hat zwei Ziele: die Forderungen von dem Kunden zu bekommen und gleichzeitig den Kunden nicht zu verlieren. Daher ist es wichtig sich kurz zu fassen, die Mahnung auf eine Seite zu beschränken und einen freundlichen Ton zu bewahren.

Ein Mahnschreiben ist an keine bestimmte Form gebunden. Die Mahnung sollte dennoch das Datum der fälligen Rechnung enthalten, den fälligen Betrag, den Antrag auf vollständige Auszahlung sofort oder zu einem bestimmten Datum, den Überweisungsträger oder die Möglichkeit der Zahlung per Banküberweisung und auch ein Hinweis auf die Dringlichkeit der Zahlung. Grundsätzlich ist ein einziges Mahnschreiben nach dem Gesetz ausreichend. Für den Fall, dass die Zahlung bereits erfolgte, sollte man dem Kunden mitteilen, dass das Mahnschreiben als gegenstandslos anzusehen ist. Man sollte auch eine Kopie der Originalrechnung beilegen.

Die größte Herausforderung eines Mahnschreibens ist es, eine gute Beziehung zu dem Kunden zu bewahren, auch wenn der Kunde oder der Lieferant im Zahlungsverzug ist. Bei der ersten Mahnung gilt es noch vorsichtig zu formulieren, in etwa: "Sicher haben Sie unsere Rechnung vom ... übersehen". In der zweiten Mahnung - die zugleich die letzte sein sollte - sollte man schon konkreter werden und eine deutlichere Formulierung wählen, wie etwa: "Mit Bedauern stellten wir fest, dass ...".

Die zweite Mahnung enthält bereits die Höhe der Verzugszinsen und Mahngebühren. Ein drittes Mahnschreiben beinhaltet auch eine Klageandrohung und ein gerichtliches Mahnverfahren, daher sollte dies nach Möglichkeit vermieden werden. Dennoch ist es nicht sinnvoll, endlose Mahnungen zu verschicken, da dies der Kunde nicht mehr ernst nimmt. In dieser dritten Mahnung gibt man dem säumigen Kunden oder Lieferanten daher noch eine letzte Zahlungsfrist.

Ein gerichtlicher Mahnbescheid kann eine Vollstreckung nach sich ziehen - damit kann ein Konto gepfändet oder ein Gerichtsvollzieher beauftragt werden, um die ausstehende Summe einzufordern. Zahlungsverzug ist aber notwendig, um die Forderung vor Gericht geltend zu machen, deshalb sollte man dem Kunden oder Lieferanten eine Zahlungsfrist setzen. Die Zahlung muss also erst einmal fällig sein, bevor der Gläubiger eine Zahlung verlangen kann. Auch die Inkassokosten können erst ab diesem Zeitpunkt geltend gemacht werden. In der Regel ist die Zahlung aber sofort - das heißt nach Erhalt der Leistung - fällig.

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